Reisekostenrecht entlastet Arbeitnehmer

Schwerin • Viele Arbeitnehmer fahren für ihren Job nicht nur in die Firma, sondern zum Kunden oder sind auf längeren Dienstreisen unterwegs. Um sich dabei steuerlich gut aufzustellen, können beruflich veranlasste Ausgaben als sogenannte Werbungskosten abgesetzt werden. Wichtige Gesichtspunkte dafür sind die „erste Tätigkeitsstätte“ und die erhöhte Verpflegungspauschale.

Die „erste Tätigkeitsstätte“ hat vor rund sechs Jahren die sogenannte „regelmäßige Arbeitsstätte“ abgelöst. Sie bietet dem Arbeitnehmer mehr Möglichkeiten, die Entfernungspauschale geltend zu machen. Der Arbeitnehmer durfte und darf pro gefahrenen Kilometer 30 Cent in der Steuererklärung angeben – für die einfache Entfernung zum Arbeitsort. Dieser war bis 2014 automatisch der Sitz des Arbeitgebers. Seit Einführung der „ersten Tätigkeitsstätte“ können auch andere Einsatzorte in Betracht kommen.

Entscheidend ist der Haupteinsatzort

„Das gilt zum Beispiel, wenn ein Arbeitnehmer für längere Zeit bei einem Kunden arbeitet, statt im eigenen Büro zu sitzen“, erläutert Steuerberater Monika Brüning. „Wichtig dabei ist, dass es sich nicht um eine gelegentliche Anfahrt handelt.“ Das heißt: Der Arbeitnehmer muss mindestens zwei Tage pro Woche oder ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort tätig sein. Da sich solche Verhältnisse auch ändern können, empfehlen die Steuerberater von ETL, dass der Arbeitgeber eine Zuordnung für steuerliche Zwecke trifft. Das verschafft Rechtssicherheit. Grundsätzlich gilt: Wer mehrere Arbeitgeber hat, kann  auch mehrere erste Tätigkeitsstätten haben.

Andere Reisekosten

„Das Ganze ist komplex – auch weil manche Unternehmen zum Beispiel Fahrtkosten erstatten und wenn Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer steuerlich unterschiedliche Interessen haben“, so Steuerberaterin Karin Winkler. „Wir beraten beide Seiten gerne, sodass sich ein Optimum ergibt.“
Kommt es zu einer Auswärtstätigkeit, also einer Dienstreise oder schlichtweg einer Arbeit außerhalb der ersten Arbeitsstätte, können Arbeitnehmer alle angefallenen Reisekosten als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung geltend machen. Dazu zählen zum Beispiel Taxiquittungen oder Hotelrechnungen. Sollte ein Arbeitgeber diese Kosten entweder pauschalversteuert oder alternativ steuerfrei erstatten, entfällt der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer. Fahrten, die der Arbeitnehmer mit dem eigenen Auto macht, kann er auch hier mit 30 Cent je Kilometer in die Steuererklärung einpflegen – allerdings zählen bei diesen Wegen Hin- und Rückfahrt und nicht nur die einfache Strecke. Bei anderen motorisierten Fahrzeugen sind 20 Cent je Kilometer zulässig. Alternativ kann der Arbeitgeber diese Fahrtkosten erstatten, in diesem Fall steuerfrei.

Verpflegung auswärts

Wer länger unterwegs ist, hat Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Diese ist gestiegen. Entweder der Arbeitgeber erstattet die Kosten steuerfrei oder der Arbeitnehmer setzt sie als Werbungskosten ab. Bei acht Stunden Auswärtstätigkeit gelten pauschal 14 Euro, also zwei Euro mehr als früher. Für 24 Stunden liegt die Pauschale bei 28 Euro und ist somit um vier Euro gestiegen – gute Nachrichten für Arbeitnehmer.
Karin Winkler und Monika Brüning beantworten unter (0385) 593 710 gerne Fragen zum Thema und beraten persönlich. 

Janine Pleger